Process of authorization of pension and gratuity on retirement on superannuation: Clarification on Timelines for completion of various activities: DoP&PW O.M.

 

11/1/2025-P&PW(H)-VII
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions
Department of Pension and Pensioners’ Welfare

3rd Floor, Lok Nayak Bhawan,
Khan Market, New Delhi-110 003
Date: 31-10-2025

Subject: Timelines for completion of various activities in the process of authorization of pension and gratuity on retirement on superannuation of a government servant.

The undersigned is directed to refer to this Department’s OM No. 1 1/15/2022-P&PW(H)-8363 (IV) dated 25-10-2024 on the above subject and to say that the process of authorization of pension and gratuity involves various activities to be performed by different offices/authorities. Timelines have been prescribed in the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021 for completion of each of these activities. These activities include:

A. As per Rule 54, every Head of Department (HoD) is required to have a list prepared by 15th day of every month, of all Government servants, who are due to retired within the next fifteen months of that date.

B. As per Rule 55, Complete details regarding the Government accommodation are required to be obtained from the Government servant at least one year before the anticipated date of retirement and send these details Directorate of Estates for issuing a ‘No demand certificate’ in respect of the period preceding cighth months of the retirement of the Government servant.

C. Elaborate procedure has been laid down in Rules 56 and 57 for preparatory work for processing of pension case on superannuation during the period of one year before retirement. This includes verification of service, making good the omissions, imperfections or deficiencies in the service book.

D. As per Rule 57(2) (a) , the Government servant shall submit duly completed Form 6-A to the Head of Office not later than six months prior to his date of retirement.

E. As per Rule 59 & 60, the Head of Office shall complete Part-I of Form 7 along with the check list and the pension calculation sheet in format 10 not later than four months before the date of retirement of a Government servant.

F. On receipt of pension case the Accounts Officer shall apply the requisite checks and issue the pension payment order not later than two month in advance of the date of retirement of a Government servant on attaining the age of superannuation.

(b) The Central Pension Accounting Office shall issue the Special Seal of Authority and forward the same to the Pension Disbursing Authority along with the copy of the Pension Payment Order or Revised Pension Payment Authority issued by the Accounts Officer and the Undertaking in Form-6A, not the later than twenty one days from the date of receipt of the Pension Payment Order or the Revised Pension Payment Authority from the Accounts Officer, in accordance with the orders issued by the Controller General of Accounts.

(c) The Pension Disbursing Authority shall take action to disburse the pension to the retired Government servant on the date on which it becomes due, in accordance with the orders issued by the Controller General of Accounts and Central Pension Accounting Office.

2. All Ministries/Departments are, therefore, requested that the above provisions may be brought to the notice of the personnel dealing with the pensionary benefits in the Ministry/Department and attached/subordinate offices thereunder for compliance.

(Subhash Chander)
Under Secretary to the Govt. of India

 

G. As per Rule 63 (4) (a) The Accounts Officer shall forward a copy of the Pension Payment Order or the Revised Pension Payment Authority issued under this rule along with the undertaking in Form 6-A to the Central Pension Accounting Office, not later than two months from the date of receipt of pension papers from the Head of Office, for issuing a Special Seal of Authority.

11/1/2025-P&PW(H)-VII
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत एवं पेंशन मंत्रालय
पेंशन एवं पेंशनभोगी कल्याण विभाग
3री मंजिल, लोक नायक भवन
खान मार्केट, नई दिल्ली – 110003
दिनांक: 31-10-2025

विषय: सरकारी कर्मचारी के अधिवर्षता पर सेवानिवृत्ति के समय पेंशन तथा gratuity की प्राधिकृति की प्रक्रिया में विभिन्न गतिविधियों के पूर्ण किए जाने की समय-सीमा के संबंध में।

 

इस विभाग के कार्यालय ज्ञापन सं. 11/15/2022-P&PW(H)-8363(IV) दिनांक 25-10-2024 के संदर्भ में यह कहा जाता है कि पेंशन एवं ग्रेच्युटी की प्राधिकृति की प्रक्रिया में विभिन्न कार्यालयों/अधिकारियों द्वारा अनेक गतिविधियाँ की जाती हैं।
CCS (Pension) Rules, 2021 में इन प्रत्येक गतिविधियों को पूर्ण करने की समय-सीमा निर्धारित की गई है। इन गतिविधियों में निम्नलिखित शामिल हैं:

 

A. नियम 54 के अनुसार

प्रत्येक विभागाध्यक्ष (HoD) को प्रतिमाह की 15 तारीख तक उन सभी सरकारी कर्मचारियों की सूची तैयार करनी है जो आगामी 15 महीनों के भीतर सेवानिवृत्त होने वाले हैं।

 

B. नियम 55 के अनुसार

सरकारी कर्मचारी से उसके सरकारी आवास संबंधी विवरण उसकी अनुमानित सेवानिवृत्ति तिथि से कम से कम 1 वर्ष पूर्व प्राप्त किए जाएँगे।
ये विवरण निदेशालय एस्टेट्स को भेजे जाएँगे ताकि सेवानिवृत्ति से 8 महीने पूर्व की अवधि तक के लिए No Demand Certificate जारी किया जा सके।

C. नियम 56 एवं 57 में विस्तृत प्रक्रिया

सेवानिवृत्ति तिथि से एक वर्ष पूर्व पेंशन प्रकरण के प्रसंस्करण हेतु तैयारी का कार्य किया जाएगा, जिसमें शामिल है:

सेवा की पुष्टि,

सर्विस बुक में त्रुटियों/कमी/अपूर्णताओं को सुधारना।

D. नियम 57(2)(a) के अनुसार

सरकारी कर्मचारी को सेवानिवृत्ति से 6 महीने पूर्व पूर्ण रूप से भरा हुआ Form 6-A कार्यालयाध्यक्ष (Head of Office) को प्रस्तुत करना है।

 

E. नियम 59 एवं 60 के अनुसार

कार्यालयाध्यक्ष को सेवानिवृत्ति से 4 महीने पूर्व तक:

Form-7 का Part-I पूर्ण करना,

Check-list एवं Pension Calculation Sheet (Format-10) तैयार करनी है।

 

F. Accounts Officer (AO) द्वारा की जाने वाली प्रक्रिया

(a) पेंशन प्रकरण प्राप्त होने पर, AO आवश्यक जांच पूरी करेगा तथा सेवानिवृत्ति तिथि से 2 महीने पूर्व तक Pension Payment Order (PPO) जारी करेगा।

(b) केंद्रीय पेंशन लेखा कार्यालय (CPAO) AO द्वारा भेजे गए PPO/संशोधित PPO को प्राप्त होने के 21 दिनों के भीतर

Special Seal of Authority (SSA) जारी करेगा

इसे पेंशन वितरण प्राधिकरण (PDA) को भेजेगा

साथ ही Form 6-A की प्रति संलग्न करेगा।

(c) पेंशन वितरण प्राधिकरण (PDA) सेवानिवृत्त कर्मचारी को उसकी देय तिथि पर पेंशन का भुगतान सुनिश्चित करेगा।

 

G. नियम 63(4)(a) के अनुसार

Accounts Officer पेंशन पत्र प्राप्त होने की तारीख से 2 महीने के भीतर

PPO/संशोधित PPO तथा

Form 6-A (उद्यम)
को CPAO को भेजेगा ताकि Special Seal of Authority जारी की जा सके।

 

2. अनुपालन हेतु निर्देश

सभी मंत्रालयों/विभागों से अनुरोध है कि उपर्युक्त प्रावधानों को मंत्रालय/विभाग तथा संलग्न/अधीनस्थ कार्यालयों में पेंशन संबंधी कार्य देखने वाले कार्मिकों के संज्ञान में लाया जाए, ताकि इनका समुचित तथा समयबद्ध अनुपालन सुनिश्चित हो सके।

 

Sd/-
(सुभाष चंदर)
अवर सचिव, भारत सरकार