Timelines related to finalization of pension cases: CGA’s instructions to audit previous pay fixation orders

 

TA-3-07001/2/2021-TA-CGA/e-5365/387
Ministry of Financе
Department of Expenditure
Controller General of Accounts
Mahalekha Niyantrak Bhawan
‘E’ Block, GPO Complex, INA, New Delhi-110023

Dated: 31.10.2025

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Timelines related to finalization of pension cases.

Reference is invited to this Office Memorandum dated 24.06.2025, wherein all the offices were requested to adhere to the timelines related to finalization and disbursement of pension.

2. It has been observed that discrepancies in pay fixations are often noticed at a very late stage, resulting in huge recoveries from the employees at the fag end of their service, causing severe hardships.

3. Rule 63(1)(c) of CCS (Pension) Rules, 2021 limits a Pay & Accounts Officer to verify the correctness of emoluments only upto twenty-four months before the date of retirement. However, the same should be read with the following instructions laid down at para 5 of DOPT’s OM dated 03.10.2022 on recovery of wrongful/excess payments made to Government Service.

i.                Ministries/Departments/Offices may exercise extreme caution and take suitable measures while handling pay fixation of their employees as also in other cases involving payments so as to ensure that such lapses/mistakes do not occur;

ii.                Pay fixation orders issued due to grant of MACP/ ACP/ financial upgradation/ increment/ promotion etc may necessarily be audited by the internal audit and/or the Pay & Accounts Office concerned within 3 months of issuing such orders; and

iii.                In cases where the employee is due to retire within next 4 years, audit of previous pay fixation orders and verification of service should be done on priority.

4. The above provisions are also laid down under para 2.16.3.2 and 2.16.3.3 of Civil Accounts Manual, 2024.

5. In light of the above extant codal provisions, all the Pr.CCAs/CCAs/Dy.CAs (IC) are requested to direct their respective Internal Audit team to conduct the mandatory internal audit of all the cases mentioned above. Compliance of the above may be ensured, and a detailed report to that effect may be provided to this office by 31st March 2026.

6. This issues with the approval of the competent authority.

(Sanchita Shukla)
Jt. Controller General of Accounts

 

कार्यालय ज्ञापन / OFFICE MEMORANDUM

संख्या: TA-3-07001/2/2021-TA-CGA/e-5365/387
वित्त मंत्रालय
व्यय विभाग
लेखा महानियंत्रक (Controller General of Accounts)
महालेखा नियन्त्रक भवन,
‘E’ ब्लॉक, जीपीओ कॉम्प्लेक्स, आईएनए, नई दिल्ली-110023
दिनांक: 31.10.2025

विषय: पेंशन मामलों के अंतिमकरण से संबंधित समय-सीमाएँ।

1. इस कार्यालय के दिनांक 24.06.2025 के कार्यालय ज्ञापन का संदर्भ लिया जाता है, जिसमें सभी कार्यालयों से पेंशन मामलों के अंतिमकरण एवं भुगतान से संबंधित निर्धारित समय-सीमाओं का पालन सुनिश्चित करने का अनुरोध किया गया था।
2. यह देखा गया है कि वेतन-निर्धारण (Pay Fixation) में विसंगतियाँ अक्सर बहुत देर से पता चलती हैं, जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारियों से सेवा के अंतिम चरण में भारी पुनर्प्राप्ति (Recovery) करनी पड़ती है, और इससे उन्हें गंभीर कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है।
3. CCS (Pension) Rules, 2021 के नियम 63(1)(c) के अनुसार, वेतन एवं लेखा अधिकारी (Pay & Accounts Officer) सेवानिवृत्ति की तिथि से केवल चौबीस (24) माह पूर्व तक वेतन-निर्धारण की शुद्धता की जाँच कर सकता है।
   हालांकि, इस नियम को DoPT के 03.10.2022 के उस OM के पैरा 5 के साथ पढ़ा जाना चाहिए, जो सरकारी सेवकों को की गई गलत/अधिक भुगतान की वसूली से संबंधित है। इसमें निम्नलिखित निर्देश दिए गए हैं:

i. मंत्रालय/विभाग/कार्यालय वेतन निर्धारण एवं अन्य भुगतान मामलों में अत्यधिक सावधानी बरतें ताकि किसी भी प्रकार की त्रुटि/लापरवाही न हो।

ii. MACP/ACP/वित्तीय उन्नयन/वेतनवृद्धि/पदोन्नति आदि के कारण जारी वेतन-निर्धारण आदेश जारी होने के 3 माह के भीतर अनिवार्य रूप से आंतरिक लेखा परीक्षा (Internal Audit) तथा/या संबंधित Pay & Accounts Office द्वारा ऑडिट किए जाएँ।

iii. जिन मामलों में कर्मचारी अगले 4 वर्षों में सेवानिवृत्त होने वाला हो, उन मामलों में पूर्व वेतन-निर्धारण आदेशों का ऑडिट और सेवा सत्यापन (Service Verification) को प्राथमिकता दी जाए।

4. उपर्युक्त प्रावधान सिविल अकाउंट्स मैनुअल, 2024 के पैरा 2.16.3.2 तथा 2.16.3.3 में भी निर्दिष्ट हैं।
5. उपर्युक्त सभी प्रावधानों को ध्यान में रखते हुए, सभी Pr.CCAs / CCAs / Dy.CAs (IC) से अनुरोध है कि वे अपने-अपने आंतरिक लेखा टीमों को निर्देशित करें कि वे उपर्युक्त सभी मामलों की अनिवार्य आंतरिक लेखा परीक्षा करें।
   इस संबंध में अनुपालन सुनिश्चित किया जाए तथा एक विस्तृत रिपोर्ट 31 मार्च 2026 तक इस कार्यालय को भेजी जाए।
6. यह आदेश सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति से जारी किया गया है।

 

(संचिता शुक्ला)
संयुक्त लेखा महानियंत्रक
(Jt. Controller General of Accounts)