Periodic verification of qualifying service and intimation on Format 4 under the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021: DoP&PW O.M.

 

No. 28/04/2024-P&PW(1)/QS/10145
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions
Department of Pension and Pensioners’ Welfare

3rd Floor, Lok Nayak Bhavan, Khan Market
New Delhi, Dated the 29 October, 2025

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Periodic verification of qualifying service under the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021.

The undersigned is directed to say that Department of Pension and Pensioners’ Welfare has notified the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021 in supersession of the Central Civil Service (Pension) Rules, 1972.

2. In accordance with Rule 30 of the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021, and this Department OM No. 28/90/2022 P&PVW(B)/8297 Dated 24 October, 2022, it is reiterated that on each occasion after a Government servant has completed eighteen years of service and on his being left with five years of service before the date of superannuation, the Head of Office in consultation with Accounts Officer is required to verify the service rendered by such a Government servant, determine the qualifying service and communicate to him, in Format 4, the period of qualifying service so determined.

3. For the purposes of verification of service, the procedure provided in clause (a) of sub-rule (1) of rule 57 is required to be followed. The verification done under Rule 30 shall be treated as final and shail not be reopened except when necessitated by a subsequent change in the rules and orders governing the conditions under which the service qualifies for pension and gratuity.

4. The Rule further provides that a report shall be submitted to the Secretary of the Administrative Ministry/Department by 31% January of each year, giving the details of the Government servants who were required to be issued a certificate of qualifying service during the previous calendar year under sub-rule (1), the details of the Government servants who have actually been issued the said certificate during the said period and the reasons for not issuing the said certificate in the remaining cases.

5. All Ministries/Departments are requested that the above provisions regarding Periodic verification of qualifying service under the Central Civil Service (Pension) Rules, 2021 may be brought to the notice of the personnel dealing with the pensionary benefits in the Ministry/Department and attached/subordinate offices thereunder, for strict implementation.

(Samin Ansari)
Under Secretary to the Govt. of India

कार्यालय ज्ञापन

संख्या: 28/04/2024-P&PW(1)/QS/10145
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत एवं पेंशन मंत्रालय
पेंशन एवं पेंशनभोगी कल्याण विभाग
3rd Floor, Lok Nayak Bhavan, Khan Market
नई दिल्ली
दिनांक: 29 अक्टूबर, 2025

विषय: केंद्रीय सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 2021 के अंतर्गत अर्हक सेवा (Qualifying Service) के आवधिक सत्यापन के संबंध में।

1.      अधोहस्ताक्षरी यह कहना चाहता/चाहती है कि पेंशन एवं पेंशनभोगी कल्याण विभाग ने केंद्रीय सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 1972 को प्रतिस्थापित करते हुए केंद्रीय सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 2021 अधिसूचित कर दिए हैं।

2. नियम 30 के अनुसार – 18 वर्ष की सेवा और सेवानिवृत्ति से 5 वर्ष पूर्व अनिवार्य सत्यापन

केंद्रीय सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 2021 के नियम 30, तथा इस विभाग के OM संख्या 28/90/2022-P&PW(B)/8297 दिनांक 24 अक्टूबर, 2022 के अनुसार, यह पुनः दोहराया जाता है कि—

·         जब कोई सरकारी कर्मचारी 18 वर्ष की सेवा पूरी कर ले, तथा

·         सेवानिवृत्ति की निर्धारित तिथि से पाँच वर्ष शेष हों,

तो संबंधित कार्यालय प्रमुख (Head of Office) को लेखा अधिकारी (Accounts Officer) से परामर्श कर—

✔ कर्मचारी की अब तक की सेवा का सत्यापन करना होगा,
✔ उसकी अर्हक सेवा (Qualifying Service) निर्धारित करनी होगी, और
✔ निर्धारित अर्हक सेवा को Format–4 में कर्मचारी को सूचित करना होगा।

3. सेवा सत्यापन की प्रक्रिया

सेवा सत्यापन हेतु नियम 57 के उप-नियम (1) के खंड (a) में दी गई प्रक्रिया का पालन किया जाएगा।

नियम 30 के अंतर्गत किया गया सत्यापन अंतिम माना जाएगा और इसे पुनः नहीं खोला जाएगा, जब तक कि पेंशन एवं ग्रेच्युटी की अर्हकता से संबंधित नियमों/आदेशों में बाद में कोई परिवर्तन न किया जाए।

4. वार्षिक रिपोर्ट — 31 जनवरी तक अनिवार्य

नियम के अनुसार, प्रत्येक वर्ष 31 जनवरी तक प्रशासनिक मंत्रालय/विभाग के सचिव को एक रिपोर्ट भेजनी होगी, जिसमें निम्न जानकारी हो—

1.      पिछले कैलेंडर वर्ष में किन-किन कर्मचारियों को अर्हक सेवा प्रमाणपत्र जारी किया जाना आवश्यक था;

2.      किन-किन कर्मचारियों को वास्तव में यह प्रमाणपत्र जारी किया गया;

3.      शेष मामलों में प्रमाणपत्र जारी न किए जाने के कारण।

5. सभी मंत्रालयों/विभागों को निर्देश

सभी मंत्रालयों/विभागों से अनुरोध है कि—

उपरोक्त प्रावधानों (केंद्रीय सिविल सेवा (पेंशन) नियम, 2021 के तहत अर्हक सेवा के आवधिक सत्यापन) को मंत्रालय/विभाग तथा उसके संबद्ध/अधीनस्थ कार्यालयों में पेंशन संबंधी कार्य देखने वाले सभी अधिकारियों/कर्मचारियों के संज्ञान में लाया जाए, ताकि इनका कड़ाई से पालन सुनिश्चित किया जा सके।

(सैमिन अंसारी)
अवर सचिव, भारत सरकार